¿Alguna vez has sentido que a tu negocio le va bien, que vendes un montón pero las ganancias son pocas o incluso tienes problemas de liquidez?
Te comparto los 10 mandamientos de las finanzas para negocios. No son opcionales, son la diferencia entre tener un negocio que te da libertad y uno que te esclaviza hasta que cierras las puertas.
Continúa leyendo hasta el final porque el mandamiento número 10 es el que más emprendedores ignoran y el que más cantidades de dinero les cuesta. Vamos con el primero.
Mandamiento número 1. No mezclarás las finanzas personales con las del negocio. Este es el pecado original de casi el 80% de los emprendedores hispanohablantes.
Cuando metes la mano en la caja del negocio para pagar el supermercado, el Netflix o las vacaciones, pierdes el control total. No sabes si realmente estás ganando o si solo estás sobreviviendo.
Dos soluciones rápidas son que abras una cuenta bancaria exclusiva para el negocio, aunque sea una cuenta básica, y págate un sueldo fijo a ti mismo cada mes. Ojo, este sueldo debe permitirle respirar y crecer a tu negocio.
Mandamiento número 2. Llevarás un registro claro y actualizado de todas tus entradas y salidas de dinero.
Sin números reales estás volando a ciegas. El 90% de los negocios que quiebran no lo hicieron por falta de ventas, sino por falta de control financiero. Hay propietarios que piensan que al negocio le va bien porque se tiene la agenda llena, pero no saben que el 40% de sus clientes pagan a 60 días y los proveedores les cobran a 15.
O casos tan comunes como tener una tienda online que gasta $3,000 al mes en anuncios, pero nunca se calcula el ticket promedio real ni el porcentaje de devolución. La herramienta mínima con la que deberías contar en tu negocio es un Excel con el detalle de ingresos, costos, gastos e impuestos cobrados y pagados.
Así sabrás si tienes o no utilidad cada mes y además llevarás un detalle de los impuestos que debes declarar ante el servicio de rentas. Porque ya sabemos que hay dos cosas de las que nunca vas a escapar en esta vida y una de ellas son los impuestos.
Si tienes un sistema contable, mucho mejor. Pero si aún no tienes ni el Excel ni el sistema, pongo a tu disposición mi plantilla de control de ingresos y gastos para negocios, con la cual puedes llevar el detalle mensual de todas tus transacciones, realizar un análisis mensual y anual de tu información financiera y, sobre todo y más importante, podrás tomar decisiones acertadas para tu negocio.
Solo contáctame en caso de que quieras adquirir mi plantilla o más información.
Mandamiento número 3. Vivirás por debajo de las posibilidades del negocio, no al revés. El error clásico: las ventas suben, el emprendedor también sube su estilo de vida al mismo ritmo, o incluso más rápido. Cuando las ventas bajan, quiebra.
He visto casos de personas que pasan de facturar $3,000 a $25,000 dólares al mes y de inmediato se compran el carro del año y se mudan a un departamento más caro y cuando llega un mes flojo, no pueden pagar ni el alquiler.
Por eso debes de tener presente esta regla de oro. Los primeros dos años reinvierte todas las utilidades. De ahí en adelante, retírate máximo entre el 40 y 50 por ciento de utilidad neta. El resto reinviértelo.
Mandamiento número 4. Ahorrarás e invertirás antes de gastar en lujos para el negocio. El efectivo es oxígeno, sin reserva, cualquier imprevisto como una máquina que se descompone, un cliente que no paga o una pandemia 2.0 puede acabar con tu negocio.
Mi recomendación aquí es que tengas un fondo de maniobra, capital de trabajo o colchón de seguridad de 3 a 6 meses de gastos fijos. Por ejemplo, si los gastos fijos de tu negocio al mes son de $5,000 dólares, deberías tener reservado en una cuenta aparte entre $15,000 y $30,000 dólares. Eso en cuanto al ahorro.
En cuanto a inversión, como siempre lo he dicho, tu principal activo es tu conocimiento, así que invierte en formación y en fortalecer aquellas áreas vitales para tu negocio. Esas áreas que al recibir inyección de capital te lo van a devolver multiplicado por 10.
Mandamiento número 5. No te sobreendeudarás. Aquí es muy importante que tengas claro dos conceptos, deuda buena y deuda mala. La deuda para crecer, como aquella que te sirve para comprar activos que generan más dinero, es igual a la deuda buena. La deuda para consumo o para tapar agujeros es igual a la deuda mala y mortal.
Si vas a endeudar a tu negocio, que sea con deuda buena y analiza muy bien tu capacidad de pago. Dos reglas de oro dentro de este mandamiento. La primera, si deseas adquirir activos fijos, lo ideal es que lo hagas con deuda a largo plazo y si vas a adquirir activos corrientes como inventario, lo ideal es un mix entre la deuda a corto y largo plazo.
Y la segunda regla de oro es que si la deuda no te genera más ingresos que el costo de la deuda, no la tomes.
Mandamiento número 6. Cobrarás rápido y pagarás lento, pero éticamente. El flujo de caja es el verdadero rey del negocio porque puedes tener mucha utilidad pero cero efectivo en la cuenta y eso, amigos míos, puede traer graves problemas.
El objetivo de este mandamiento es que tus días de cobro sean menores que tus días de pago. Por ejemplo, si tú das crédito de 15 días a tus clientes, deberías tener al menos 21 días de crédito por parte de tus proveedores. Una estrategia ganadora que te puede servir es ofrecer entre un 5 y 10 por ciento de descuento por pago al contado.
Muchos clientes lo toman y tu flujo mejora drásticamente.
Mandamiento número 7. Conocerás tus números clave como la palma de tu mano. No basta con más o menos saber, debes obsesionarte con las métricas que te voy a decir a continuación.
Margen de ganancia por producto, margen bruto operativo y neto, rotación del inventario capital de trabajo y punto de equilibrio de tu negocio. De todos estos temas tengo más información en mi canal de Youtube y en mis redes; así que contáctame si quieres profundizar.
Mandamiento número 8. Planificarás impuestos antes de que te los cobren. Al servicio de rentas no le importa si tuviste meses buenos o malos, lo que le interesa es que le pagues y es mejor hacerlo en las fechas indicadas para no tener que pagar recargos e intereses.
En este punto te doy dos recomendaciones. La primera es que manejes un calendario tributario, es decir, ponte alarmas en tu calendario, en tu agenda, en las fechas próximas a pagar impuestos, tasas y contribuciones.
Y la segunda es que cada tres meses, al realizar tu estado de resultados, realiza proyecciones del impuesto a la renta a pagar y separa ese valor en una cuenta bancaria diferente. Si al finalizar el ejercicio económico resulta que tienes que pagar menos, pues fabuloso, ya tienes más flujo de caja en tu negocio. Pero si definitivamente tienes que pagar lo proyectado o un poco más, pues ya casi que tienes todo el dinero completo para poder pagar.
Mandamiento número 9. Manejarás un presupuesto mensual y anual de tu negocio. El presupuesto es una brújula, es tu hoja de ruta, la que te indica por dónde debes ir. Manejar un presupuesto de ventas, costos y gastos no es una opción, es una necesidad.
Sobre todo si deseas dormir tranquilo y con la certeza de que tu negocio está recorriendo la ruta adecuada. Mi recomendación, un poco obvia, es que manejes un presupuesto, que lo evalúes cada mes. Es decir, si presupuestas vender $10,000 al mes, debes revisar que efectivamente hayas cumplido esa meta y de igual manera con los costos y gastos que presupuestaste.
Ahora bien, no solo se trata de decir quiero vender $10,000, debes ponerte metas de ventas que te permitan cubrir tus costos, gastos y que te dejen utilidad. Y esto lo haces cuando elaboras un presupuesto en función del punto de equilibrio de tu negocio.
Si andas un poco perdido o perdida con este tema, puedes buscar más información en mis redes, o contactarme. Igual, puedo ofrecerte una plantilla para que de ahora en adelante manejes tu negocio con una brújula y no con la dirección del viento.
Mandamiento número 10, revisarás tus números sin excusas. Este es el mandamiento que mata más negocios. Ese, “ya lo revisó después”, es igual a crónica de una muerte anunciada.
Revisar los estados financieros solo cuando el contador los pasa, que puede ser una vez al año o cada semestre, ocasiona que pierdas el control mensual de tu negocio.
La ruta ganadora es la siguiente: todos los lunes dedícale de 30 a 45 minutos a revisar flujo de caja de la semana pasada y la proyección de la que está por venir, cobros pendientes y pagos pendientes. Y cada mes le vas a destinar de 2 a 3 horas a revisar tus estados financieros, aplicar indicadores y realizar la evaluación presupuestaria de tu estado de pérdidas y ganancias.
Estos 10 mandamientos no son teoría, son sangre, sudor y lágrimas de miles de emprendedores que o los siguieron o desaparecieron. Elige hoy, ¿vas a ser el dueño que controla su negocio o el que deja que el negocio lo controle a él? Aplica estos mandamientos sin excusa, tu libertad financiera no espera.
*Karla García es una empresaria ecuatoriana especialista en finanzas y emprendimiento que se dedica a asesorar a quienes desean crear su propio negocio.
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